7 características geniales de Google Drive que quizás no conozcas

La mayoría de la gente da por sentado Google Drive. Almacena archivos allí y cuando los necesita, los recupera. Pero hay más en Google Drive de lo que parece. Estas son algunas de esas características útiles que podría estar perdiendo.

Encuentra archivos con Búsqueda Avanzada

Cuantos más archivos subas a Google Drive, más tendrás que buscar cuando lo necesites. Afortunadamente, has progresado. Opciones de búsqueda que facilitan la tarea.

CONECTADO. Cómo buscar rápidamente en Google Drive

Ingrese una palabra clave o frase en el cuadro Buscar en Drive en la parte superior de la página de inicio. Luego haga clic en el icono Mostrar opciones de búsqueda a la derecha del cuadro de búsqueda.

Verá muchas opciones que puede usar para encontrar su archivo. Seleccione un tipo de archivo o propietario, use palabras clave en el archivo o nombre de archivo, seleccione una ubicación, seleccione una fecha de modificación o use uno de los otros campos que ve.

Seleccione Buscar y vea sus resultados. Si sabe en qué carpeta se encuentra el archivo, también puede hacer una buscar directamente dentro de la carpeta de Google Drive.

Vincular archivos directamente

Otra característica útil de Google Drive es obtener un enlace directo a su archivo. Puede hacer esto sin siquiera abrir el archivo. Luego, guárdelo en sus notas para un acceso rápido o para ser coautor.

Haga clic derecho en el archivo y seleccione Obtener enlace.

Luego puede seleccionar Copiar enlace para pegar el enlace en su portapapeles y pegarlo donde desee. También puede usar este cuadro para compartir un enlace ingresando la dirección de correo electrónico de su contacto.

Use la sección Accesibilidad general en la parte inferior de la ventana controlar quién puede abrir un archivo con un enlace. Puede elegir «Restringido» para permitir el acceso solo a aquellos con los que comparte o «Cualquiera con un enlace» para permitir que cualquier persona que haga clic en el enlace abra el archivo.

Trabajar con archivos de Microsoft Office

No es necesario tener Microsoft Office para trabajar con archivos de Office si tiene Google Drive. Es posible que reciba un archivo de Word, Excel o PowerPoint que necesite ver o editar. Puede abrir estos archivos en la aplicación de Google correspondiente, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.

CONECTADO. Cómo descargar archivos y carpetas de Google Drive

Además, puedes descargar Documentos, papeles y documentos de diapositivas en formatos de Microsoft Office.

Para abrir un documento de Office, cárguelo en Google Drive como cualquier otro archivo. Luego, haga doble clic o haga clic con el botón derecho, vaya a Abrir y elija entre Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.

Cuando se abre el archivo en la aplicación adecuada, verá que el formato del archivo se guarda en la parte superior. Sus cambios se guardan automáticamente y luego puede descargar el archivo en su formato original de Office.

Si tiene un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Diapositivas que desea exportar y guardar En formato Office, esto es igual de fácil. Abra el documento y vaya a la pestaña Archivo. Vaya a Descargar y seleccione un formato del menú desplegable.

Administrar versiones de archivos

Como un enlace a su archivo sin abrirlo, puede administrar sus versiones. Esta función funciona con archivos PDF y de Microsoft Office, así como con imágenes.

Haga clic derecho en el archivo y seleccione Administrar versiones.

Luego verá una ventana emergente con cada versión del archivo, incluida la versión actual.

Como puede ver en la parte superior de la ventana, una versión anterior se puede eliminar después de 30 días o después de 100 versiones guardadas. Si desea evitar perder la versión anterior, haga clic en los tres puntos a la derecha y seleccione «Conservar para siempre».

Si tiene una versión más nueva almacenada en su dispositivo que desea usar, seleccione «Cargar nueva versión». Luego busque el archivo y seleccione «Cargar».

Otras dos acciones que puede realizar son eliminar o descargar cualquiera de las opciones que ve. Utilice los tres puntos a la derecha de la opción: «Eliminar» o «Descargar».

Ver la actividad, los detalles y la descripción del archivo

Aunque puede parecer algo tan simple, poder ver las operaciones y los detalles de los archivos puede ser justo lo que necesita hacer. Además, puede utilizar descripciones en Google Drive agregue sus propios detalles.

CONECTADO. Cómo cambiar el propietario de un archivo en Google Drive

Abra la barra lateral de detalles de una de las siguientes maneras:

• Haga clic derecho en el archivo y seleccione Ver detalles.
• Seleccione el archivo y haga clic en el icono «Ver detalles» (pequeña «i») en la parte superior derecha.
• Seleccione el archivo, haga clic en los tres puntos en la parte superior y seleccione Ver detalles.

Luego verá una barra lateral con dos pestañas, Detalles y Rendimiento. En detalles, puede ver el tipo de archivo, tamaño, dueño, fecha de creación, etc. Con la actividad, verá cosas como cuándo se cargó un archivo o cuándo se editó.

Use la pestaña Detalles en la barra lateral para agregar una descripción al archivo. Ingrese su texto en el cuadro Descripción a continuación y presione Entrar o Retorno. Esta es una buena manera de distinguir archivos con nombres similares.

Agregar comentarios a los archivos

Otra función útil de Google Drive es la capacidad de agregar comentarios a los archivos. Esto es útil para notas para usted o sus colegas.

Abra el archivo en el modo de vista previa. Puede hacerlo seleccionando el archivo y haciendo clic en el ícono de Vista previa (el ojo) en la parte superior, o haciendo clic con el botón derecho y seleccionando Vista previa.

Seleccione la parte del archivo que desea comentar, luego seleccione el ícono Comentar a la derecha o en la parte superior.

Ingrese su comentario en el cuadro que aparece y haga clic en Comentar.

Tenga en cuenta que puede usar el símbolo @ (At) para indicar un coautor si lo desea. Como beneficio adicional, puede atribuir su comentario a esa persona. Marque la casilla Asignar y haga clic en Asignar.

Sube archivos con la cámara de tu dispositivo móvil

Si usa la aplicación móvil Google Drive, tiene una característica adicional que puede facilitar las subidas. Puede usar la cámara de su dispositivo para tomar una foto de un archivo u otro elemento y cargarlo como PDF (Android) o imagen (iPhone).

CONECTADO. Cómo subir archivos y carpetas a Google Drive

en Android

Abierto Aplicación Google Drive para Android y toque el signo más para cargar un archivo. Luego seleccione Escanear.

Toque el botón de cerrar para escanear el elemento, luego use el marcador para guardarlo. Puede seleccionar el ícono de la papelera para recuperar el escaneo si es necesario. Seleccione «Guardar».

Elija una ubicación para guardarla en Google Drive, luego toque Guardar nuevamente. A continuación, verá el archivo escaneado en formato PDF.

en un iPhone

Abierto Aplicación Google Drive para iPhone y toque el signo más para cargar un archivo. Luego seleccione Usar cámara.

Toque el botón del obturador para capturar la imagen, seleccione «Usar foto» para cargarla. También puede seleccionar «Restaurar» para volver a capturar la toma si es necesario.

Después de unos minutos, verá su imagen en Google Drive.

A veces, las características son obvias, especialmente si las usa con frecuencia. Pero luego hay otros que no te das cuenta de que existen y que te serán de mucha ayuda. Esperamos que encuentre útil al menos una de estas funciones de Google Drive.